보고서 잘 쓰는 방법 - 문장쓰기 ②

보고서 작성은 현대 사회에서 매우 중요한 기술 중 하나예요. 특히 비즈니스 환경에서는 명확하고 간결한 보고서가 의사소통의 핵심이 되죠. 이번 포스팅에서는 보고서 작성의 기본 규칙과 유의사항에 대해 알아보도록 할게요. 😊

 

◎ 보고서 작성의 중요성

보고서는 정보를 전달하는 중요한 수단이에요. 잘 작성된 보고서는 독자가 내용을 쉽게 이해하고, 필요한 결정을 내리는 데 도움을 줍니다. 따라서 보고서 작성 시에는 몇 가지 기본 규칙을 지켜야 해요.

 

6. 어려운 단어 처리

• 어려운 단어는 쉬운 단어로 대체
  • 목표: 어려운 용어나 전문 용어는 가능한 쉬운 단어로 바꾸거나, 필요한 경우 간단한 설명을 덧붙여 독자가 쉽게 이해할 수 있도록 한다.
  • 추가 제안: 전문 용어는 독자가 이해할 수 있도록 관련된 예시나 간단한 설명을 추가하여 독자의 혼란을 최소화한다.
  • 예시:
    • 잘못된 예: "회사는 이번 분기 동안 독점적인 공급망을 구축하여 제품 유통을 최적화했습니다."
    • 개선된 예: "회사는 이번 분기 동안 유일한 공급망을 구축하여 제품 유통을 개선했습니다."

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7. 퇴고 과정

• 여러 번 읽기
  • 목표: 시간을 두고 다시 읽거나, 프린트해서 읽거나 소리 내어 읽으며 문장의 흐름을 점검한다. 이 과정을 통해 미비점을 찾고, 개선점을 보완한다.
  • 추가 제안: 퇴고를 통해 글의 명확성과 흐름을 점검하고, 읽는 사람이 쉽게 이해할 수 있도록 다듬는다.
  • 예시:
    • 잘못된 예: "그 프로젝트가 늦어진 이유는 여러 가지가 있지만, 결국 프로젝트가 늦어졌습니다."
    • 개선된 예: "프로젝트는 일정이 지연되었습니다. 주요 원인은 외부 공급자의 지연과 내부 인력 부족입니다."
• 명확하게 전달
  • 목표: 문장이 명확하고 핵심 메시지가 빠지지 않도록 점검한다. 의미가 불분명한 부분이나 모호한 표현을 수정하여 전달력이 높아지도록 한다.
  • 추가 제안: 문장을 재구성하거나 불필요한 부분을 삭제해 간결하고 직관적으로 메시지를 전달한다.

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8. 주어와 서술어의 근접성

• 주어와 서술어는 가깝게 둔다
  • 목표: 주어와 서술어가 멀어지지 않도록 가까운 위치에 두어 문장이 더욱 읽기 쉽고, 의미가 빠짐없이 전달되도록 한다.
  • 추가 제안: 문장이 길어질수록 주어와 서술어가 분리되지 않도록 주의하여, 독자가 쉽게 이해할 수 있도록 한다.
  • 예시:
    • 잘못된 예: "지하철에서 만난 사람은 옛날 손목시계를 좋아하던 친구였습니다."
    • 개선된 예: "지하철에서 만난 사람은 손목시계를 좋아하던 옛날 친구였습니다."

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9. 수식어와 피수식어의 근접성

• 수식어와 피수식어는 가깝게 둔다
  • 목표: 수식어(형용사, 부사)와 피수식어(명사, 동사)가 멀어지지 않도록 배치하여 문장이 더 명확해지도록 한다.
  • 추가 제안: 수식어가 멀어지면 뜻이 불명확해질 수 있으므로, 문장을 다듬을 때 수식어와 피수식어를 가능한 가까운 위치에 둔다.
  • 예시:
    • 잘못된 예: "아이들이 여름학교에 가지 않는다는 사실을 알고 주말에 친구들을 불렀습니다."
    • 개선된 예: "아이들이 여름학교에 가지 않았습니다. 주말에 친구들을 불렀습니다."

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10. 형용사와 부사의 숫자 대체

• 형용사와 부사는 숫자로 대체
  • 목표: 가능하면 숫자와 구체적인 수치를 사용하여 더 명확하게 표현한다. 형용사와 부사는 숫자로 대체하여 구체적인 정보를 제공한다.
  • 추가 제안: 형용사나 부사가 모호한 경우 숫자로 대체하여 정확한 의미를 전달하고, 독자가 보다 쉽게 이해할 수 있도록 한다.
  • 예시:
    • 잘못된 예: "프로젝트 진행이 많이 지연되었습니다."
    • 개선된 예: "프로젝트 진행이 2주 지연되었습니다."