보고서 잘쓰는 방법 - 문장쓰기 ①

보고서 작성은 현대 사회에서 매우 중요한 기술 중 하나예요. 특히 비즈니스 환경에서는 명확하고 간결한 보고서가 의사소통의 핵심이 되죠. 이번 포스팅에서는 보고서 작성의 기본 규칙과 유의사항에 대해 알아보도록 할게요. 😊

 

◎ 보고서 작성의 중요성

보고서는 정보를 전달하는 중요한 수단이에요. 잘 작성된 보고서는 독자가 내용을 쉽게 이해하고, 필요한 결정을 내리는 데 도움을 줍니다. 따라서 보고서 작성 시에는 몇 가지 기본 규칙을 지켜야 해요.

 

1. 일반 문장 작성 규칙

• 수식어 최소화
  • 목표: 불필요한 수식어를 줄이고, 핵심을 간결하게 전달.
  • 추가 제안: 수식어는 내용을 강조하거나 부연 설명이 필요할 때만 사용하고, 그 외에는 삭제한다.
  • 예시:
    • 잘못된 예: "이번 분기의 매출은 예상보다 낮았고, 이는 기존 전략이 기대만큼 효과적이지 않았기 때문입니다."
    • 개선된 예: "이번 분기 매출은 예상보다 낮았습니다. 기존 전략이 예상보다 효과적이지 않았기 때문입니다."
• 단문 사용
  • 목표: 한 문장에서 핵심 사실 하나만 다뤄 집중력을 유지.
  • 추가 제안: 길어지는 문장은 여러 개로 나누어 각 문장이 하나의 핵심에 집중하도록 한다.
  • 예시:
    • 잘못된 예: "이번 분기 매출은 예상보다 낮았고, 이는 기존 전략이 기대만큼 효과적이지 않았기 때문입니다."
    • 개선된 예: "이번 분기 매출은 예상보다 낮았습니다. 기존 전략이 예상보다 효과적이지 않았기 때문입니다."
• 문장 구조
  • 목표: 주제에 맞게 간결하고 명확하게 문장 구성.
  • 추가 제안: 문장을 작성할 때 불필요한 설명을 추가하지 않고, 본질적으로 전달하고자 하는 메시지를 중심으로 구성.
  • 예시:
    • 잘못된 예: "이번 분기의 매출은 예상보다 낮았고, 이는 기존 전략이 기대만큼 효과적이지 않았기 때문입니다."
    • 개선된 예: "이번 분기 매출은 예상보다 낮았습니다. 기존 전략이 예상보다 효과적이지 않았기 때문입니다."

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2. 메인 메시지

• 한 페이지 요약
  • 목표: 보고서나 발표의 핵심을 간략히 요약하여 처음에 전달.
  • 추가 제안: 첫 번째 페이지에 핵심적인 결론과 요약을 간결하게 정리하여 시간을 절약하고, 주의를 집중시킨다.
  • 예시:
    • 잘못된 예: "2024년 매출은 증가했으나, 마케팅 예산을 초과 지출한 결과였습니다. 비용 증가를 막기 위해서는 추가적인 조치가 필요합니다."
    • 개선된 예: "2024년 매출은 증가했습니다. 그러나 마케팅 예산을 초과 지출하여 추가적인 비용 절감 조치가 필요합니다."
• 중요한 내용 우선
  • 목표: 중요한 내용은 맨 앞에 두고, 덜 중요한 내용은 나중에 배치.
  • 추가 제안: 중요도를 평가한 뒤, 비핵심 항목을 과감하게 생략하거나 후속 문서에 포함시킨다.
  • 예시:
    • 잘못된 예: "2024년 매출은 증가했으나, 마케팅 예산을 초과 지출한 결과였습니다. 비용 증가를 막기 위해서는 추가적인 조치가 필요합니다."
    • 개선된 예: "2024년 매출은 증가했습니다. 그러나 마케팅 예산을 초과 지출하여 추가적인 비용 절감 조치가 필요합니다."

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3. 복잡한 내용 처리

• 표/그래프/프레임워크 활용
  • 목표: 복잡한 데이터나 비교 내용을 시각적으로 정리해 전달.
  • 추가 제안: 글로 설명하기 복잡한 내용은 표나 그래프로 표현하여 읽는 사람이 한눈에 이해할 수 있도록 한다.
  • 예시:
    • 잘못된 예: "2024년 매출은 증가했으나 마케팅 비용이 15% 상승했습니다. 매출 대비 비율은 20%로 증가율보다 더 많이 상승했습니다."
    • 개선된 예: (표 형식으로 비교)항목2023년2024년변화율

      매출	100억 원	120억 원	20% 증가
      마케팅 비용	10억 원	15억 원	50% 증가

• 정렬 활용
  • 목표: 두 가지 사항을 비교할 때 명확한 대비를 보여준다.
  • 추가 제안: 좌우로 정렬하거나 표를 사용하여 비교할 때 시각적으로 한눈에 비교할 수 있도록 한다.
  • 예시:
    • 잘못된 예: "2024년 매출은 증가했으나 마케팅 비용이 15% 상승했습니다. 매출 대비 비율은 20%로 증가율보다 더 많이 상승했습니다."
    • 개선된 예: (표 형식으로 비교)항목2023년2024년변화율

      매출	100억 원	120억 원	20% 증가
      마케팅 비용	10억 원	15억 원	50% 증가

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4. 불필요한 단어 생략

• 단어 생략
  • 목표: 문장에서 의미가 통하는 단어는 생략하여 간결하게 전달.
  • 추가 제안: 불필요한 접속사나 지시어를 생략하여 핵심적인 내용만 남기도록 한다.
  • 예시:
    • 잘못된 예: "그 회사는 고객의 만족도를 높이기 위해 다양한 서비스를 제공하고 있습니다. 하지만, 그런 노력에도 불구하고 만족도는 높지 않았습니다."
    • 개선된 예: "회사는 고객 만족도를 높이기 위해 다양한 서비스를 제공하고 있습니다. 그러나 만족도는 낮습니다."

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5. 문장 구성

• 결론 우선
  • 목표: 핵심 결론을 먼저 제시하고, 그 후에 설명을 덧붙여 간결하게 표현.
  • 추가 제안: 결론을 우선적으로 제시하고, 배경 설명을 뒤따르게 하여 독자의 이해를 돕는다.
  • 예시:
    • 잘못된 예: "회사는 매출이 감소한 이유로 여러 가지를 들 수 있습니다. 예를 들어, 시장의 변화와 경쟁 업체의 증가, 그리고 가격 인상 등이 있습니다."
    • 개선된 예: "회사는 매출 감소가 시장 변화, 경쟁 업체의 증가, 가격 인상 등 여러 요인에 기인했다고 분석하고 있습니다."
• 주장 → 이유 → 사례 → 재주장
  • 목표: 논리적인 흐름을 따라 내용을 전개하여 독자의 이해를 돕는다.
  • 추가 제안: 주장, 이유, 사례, 재주장을 순차적으로 제시하여 논리적 흐름을 유지한다.
  • 예시:
    • 잘못된 예: "회사는 매출이 감소한 이유로 여러 가지를 들 수 있습니다. 예를 들어, 시장의 변화와 경쟁 업체의 증가, 그리고 가격 인상 등이 있습니다."
    • 개선된 예: "회사는 매출 감소가 시장 변화, 경쟁 업체의 증가, 가격 인상 등 여러 요인에 기인했다고 분석하고 있습니다."